WYCHODZĄC naprzeciw OCZEKIWANIOM…

Rozmawiamy dziś z Panią Patrycją, doświadczoną księgową biura rachunkowego Progress

Czy zabezpieczanie dokumentów Klientów biura księgowego w obecnych czasach jest trudne?

- Nie. Na szczęście w dzisiejszych czasach mamy do dyspozycji odpowiednie programy, które spełniają nasze oczekiwania i wymagania Klientów. My jednak poszliśmy krok naprzód i oferujemy nie tylko bezpieczeństwo danych ale także łatwy dostęp do dokumentów. Zarówno pracownicy biura jak i Klient mają do dyspozycji narzędzie, które zastąpiło popularny segregator.

Jak to można zrobić?

- Odpowiedni program do zarządzania dokumentami w firmie to dziś konieczność. My używamy chmurowego rozwiązania Icoordinator. Skanujemy każdy dokument i zapisujemy na odpowiednim dysku Icoordinatora. Program umożliwia nie tylko przechowywanie danych, ale także tworzenie odpowiednich „inteligentnych” folderów, którym nadawane są uprawnienia. To powoduje możliwość dostępu i pracy odpowiednio przydzielonym pracownikom. Jednocześnie daje opcję nadawania dostępu Klientowi. Przesyłane przez Klienta faktury drogą elektroniczną (np. e-mailem) są od razu, dzięki programowi, automatycznie zapisywane w odpowiednim folderze danego Klienta.

Nasi Klienci cenią sobie stały dostęp do kartotek pracowniczych, do faktur zakupu towarów, do rejestru aktywów trwałych. Zestawienia danych generowane z programu finansowo-księgowego czy kadrowego nie zastąpią wglądu w źródłowy dokument. Uprawniony użytkownik może o każdej porze  przeglądać dokumenty, które do tej pory dostępne były tylko w wersji papierowej w godzinach pracy biura.

A czy to bezpieczne?

- Oczywiście, sprawdziliśmy to dokładnie. Serwery Icoordinatora są w Europie, a ich bezpieczeństwo potwierdzone jest najwyższym certyfikatem bezpieczeństwa. Mało tego. Proszę sobie wyobrazić stratę laptopa przez pracownika biura księgowego. Wiele dokumentów mogłoby wtedy wpaść w niepowołane ręce, nie mówiąc już o utracie danych Klientów. Dzięki Icoordinatorowi problem właściwie nie istnieje. Dane są zawsze bezpiecznie przechowywane i dostęp ma do nich tylko uprawniony pracownik po wpisaniu haseł, a dodatkowo w błyskawiczny sposób ma dostęp do danych z innego urządzenia.